Waarom je facturen in een hulpmiddel horen
Een factuur is een document waarop klanten, accountants en belastingdiensten vertrouwen. Een betaal- of factuurhulpmiddel nummert elke factuur, bewaart een kopie, verwerkt betalingen en laat zien wat nog openstaat. Een chatbot kan een bedrag veranderen of vergeten. Dat merk je misschien pas als een klant het ziet.
Waar AI hier goed voor is
AI kan een kort bericht bij een factuur opstellen, een vriendelijke herinnering voor een te late betaling en een wat dringender tweede herinnering. Geef AI de feiten en de gewenste toon. Lees het bericht, pas het aan en verstuur het vanuit je eigen account.
Wat je moet controleren voordat je verstuurt
Controleer de naam, het bedrag, de datum en de betaalvoorwaarden aan de hand van je administratie. Controleer of de herinnering niet dreigt met iets wat je niet van plan bent te doen. Bij een grote of oude schuld werkt een telefoontje van jou vaak beter dan nog een bericht.
Een korte factuurchecklist
Gebruik een duidelijk factuurnummer en de datum van vandaag. Zet bovenaan de naam en contactgegevens van je bedrijf. Vermeld wat je hebt verkocht, de prijs van elk product en het totaalbedrag. Schrijf de betaalvoorwaarden en vervaldatum in gewone woorden op. Vertel hoe de klant kan betalen en voeg een link toe als je die hebt. Bewaar een kopie in hetzelfde hulpmiddel waarmee je de factuur verstuurt. Betaalt een klant 2 keer te laat? Pas dan de voorwaarden voor die klant aan, bijvoorbeeld door de volgende keer een aanbetaling te vragen.
Sommige links naar hulpmiddelen zijn affiliate-links. Ons oordeel hangt daar nooit van af.