इनवॉइस टूल में ही क्यों रखें
इनवॉइस एक रिकॉर्ड है जिस पर ग्राहक, अकाउंटेंट और कर विभाग भरोसा करते हैं। पेमेंट या इनवॉइस टूल हर इनवॉइस को नंबर देता है, उसकी कॉपी रखता है, भुगतान लेता है और दिखाता है कि कितना पैसा अभी मिलना बाकी है। चैटबॉट कोई आँकड़ा बदल सकता है या भूल सकता है। आपको इसका पता ग्राहक के बताने पर ही चलेगा।
यहाँ AI किस काम में अच्छा है
AI इनवॉइस के साथ भेजने के लिए छोटा संदेश, देर से भुगतान पर एक दोस्ताना रिमाइंडर और उसके बाद एक ज़्यादा सख़्त रिमाइंडर लिख सकता है। आप उसे सही जानकारी और मनचाहा लहजा बताते हैं। आप संदेश पढ़ते हैं, उसमें बदलाव करते हैं और अपने अकाउंट से भेजते हैं।
भेजने से पहले क्या जाँचें
अपने रिकॉर्ड से नाम, रकम, तारीख और भुगतान की शर्तें जाँचें। पक्का करें कि रिमाइंडर में ऐसी किसी कार्रवाई की धमकी न हो जिसे करने का आपका इरादा नहीं है। अगर कर्ज़ की रकम बड़ी है या बहुत समय से बाकी है, तो अक्सर आपका फ़ोन करना एक और संदेश भेजने से बेहतर रहता है।
इनवॉइस की छोटी सी जाँच सूची
इनवॉइस पर साफ़ नंबर और आज की तारीख लिखें। सबसे ऊपर अपने कारोबार का नाम और संपर्क जानकारी दें। बेची गई चीज़ें, हर चीज़ की कीमत और कुल रकम लिखें। भुगतान की शर्तें और आख़िरी तारीख आसान शब्दों में बताएँ। ग्राहक कैसे भुगतान कर सकता है, यह लिखें और अगर आपके पास लिंक है तो उसे जोड़ें। इसकी कॉपी उसी टूल में रखें जिससे आप इसे भेजते हैं। अगर कोई ग्राहक दो बार देर से भुगतान करे, तो अगली बार उस ग्राहक के लिए शर्तें बदलें, जैसे पहले से कुछ रकम जमा करने को कहना।
कुछ उपकरणों के लिंक से हमें कमीशन मिल सकता है। हमारा फ़ैसला कभी भी इस पर निर्भर नहीं होता।