ChatGPT e IA para contadores: 12 tarefas que são seguras para delegar

A resposta curta: A IA é segura para usar em volta dos números em um escritório de contabilidade, não dentro deles. Ela é boa em redigir e-mails para clientes, resumir documentos longos, transformar anotações em notas de arquivo e explicar um relatório em palavras simples. Ela não deve dar aconselhamento tributário, contábil ou financeiro, e nada do que ela escrever deve chegar a um cliente ou a uma declaração sem que uma pessoa qualificada revise.

Este post não constitui aconselhamento tributário ou contábil, e o mesmo vale para qualquer coisa que o ChatGPT diga a você. Verifique as orientações do seu órgão profissional e suas obrigações de proteção de dados antes de inserir informações de clientes em qualquer ferramenta de IA.

Antes de começar: duas regras

1. Use um plano empresarial com termos de dados claros. Aplicativos de consumidor gratuitos podem usar o que você digita para melhorar os modelos deles. Planos empresariais e de equipe geralmente permitem desativar isso; leia os termos do plano que você realmente contrata.
2. Mantenha identificadores fora. Remova nomes, números de impostos, números de contas e qualquer outra coisa que identifique um cliente antes de colar o texto, a menos que seu escritório tenha aprovado a ferramenta para esses dados.

12 tarefas que a IA pode redigir com segurança

Cada uma delas produz um rascunho que uma pessoa lê antes que ele vá para qualquer lugar.

1. Cobrar documentos faltantes. "Escreva um lembrete amigável pedindo os extratos bancários de março e dois recibos, segundo lembrete, firme mas educado." Este é o e-mail mais repetitivo na maioria dos escritórios, e o mais fácil de conferir.
2. E-mails de contratação e integração. E-mails de primeiro contato que explicam o que você precisa de um novo cliente e quando, escritos a partir da sua própria lista de verificação.
3. Resumir uma carta de uma autoridade fiscal. Cole a carta (com identificadores removidos) e peça um resumo de três linhas e o prazo que ela menciona. Depois, leia o original você mesmo; o resumo é para triagem, não para o arquivo.
4. Explicar um relatório em palavras simples. "Explique este resumo de lucros e perdas para o dono de um café que não é da área financeira, em cinco tópicos." Você confere se a explicação corresponde aos números.
5. Transformar anotações de ligação em nota de arquivo. Anotações bagunçadas entram, uma nota de arquivo organizada e datada sai. Acrescente qualquer coisa que a IA tenha deixado de fora.
6. Redigir um informativo para clientes. Atualizações gerais sobre prazos ou mudanças, escritas a partir de fontes que você fornece. Toda data e limite é conferido na fonte oficial antes de ser enviado.
7. Escrever documentação de processos. Transforme "como fazemos o fechamento mensal para clientes do varejo" do que está na sua cabeça em uma lista de verificação passo a passo que um novo contratado possa seguir.
8. Limpar fórmulas de planilhas. Peça para ela explicar ou corrigir uma fórmula. Teste o resultado com números conhecidos antes de confiar nele.
9. Sugestões de categorização. Dada uma lista de descrições de transações, ela pode sugerir categorias para você confirmar. As regras do próprio software de contabilidade geralmente fazem isso melhor, então trate-a como uma segunda opinião.
10. Pautas de reunião e acompanhamentos. Uma pauta para uma revisão de fim de ano, depois um e-mail de acompanhamento com as ações acordadas.
11. Anúncios de vagas e perguntas de entrevista. Para contratar um auxiliar de contabilidade júnior, escritos a partir da sua própria lista de requisitos indispensáveis.
12. Rascunhos de marketing. Textos para site, uma descrição do Google Business Profile ou uma publicação curta sobre seus serviços, com o seu tom de voz.

5 coisas que a IA não deve fazer

• Dar aconselhamento tributário, contábil ou financeiro. Ferramentas de IA generalistas afirmam limites, alíquotas e prazos errados com total confiança, e não conhecem a situação completa de um cliente.
• Decidir como tratar uma transação. Ela pode sugerir; uma pessoa qualificada decide.
• Produzir números que entram em contas ou declarações sem serem recalculados a partir dos registros de origem.
• Enviar qualquer coisa a um cliente sem revisão. Todo rascunho é lido por uma pessoa primeiro.
• Armazenar registros de clientes. Mantenha-os nos seus sistemas de contabilidade e de gestão do escritório, não no histórico de chat.

Como configurar a etapa de revisão

O hábito que torna a IA segura em um escritório é simples: a IA redige, uma pessoa aprova. Na prática, isso significa que os rascunhos ficam na pasta de rascunhos do seu e-mail ou em um documento compartilhado em vez de serem enviados, uma pessoa designada confere cada tipo de resultado, e qualquer coisa com um número é conferida no registro de origem, e não no resumo da própria IA.

Quais ferramentas?

A maioria dos escritórios precisa de muito pouco: um assistente generalista em um plano empresarial, além dos recursos de IA já presentes no software de contabilidade que usam. Nossa página IA para contadores lista um conjunto recomendado com preços verificados e datados, e a página assistente de escrituração contábil detalha o que uma configuração de IA pode e não pode tirar da rotina de um auxiliar de contabilidade.

Se você prefere que tudo seja elaborado para o seu escritório, com um mapa de oportunidades, um conjunto de ferramentas com custos e um roteiro de 90 dias, é isso que o consultor de IA da Dapols faz. Ele recomenda ferramentas e etapas de revisão; nunca dá aconselhamento tributário ou financeiro.