ChatGPT y la IA para contables: 12 tareas que es seguro delegar

La respuesta breve: La IA es segura para usarla alrededor de las cifras de un despacho de contabilidad, no dentro de ellas. Es buena redactando correos para clientes, resumiendo documentos largos, convirtiendo notas en notas de expediente y explicando un informe en palabras sencillas. No debe dar asesoramiento fiscal, contable ni financiero, y nada de lo que escriba debe llegar a un cliente o a una declaración sin que lo revise una persona cualificada.

Este artículo no es asesoramiento fiscal ni contable, y tampoco lo es nada de lo que te diga ChatGPT. Consulta las directrices de tu colegio profesional y tus obligaciones de protección de datos antes de introducir información de clientes en cualquier herramienta de IA.

Antes de empezar: dos reglas

1. Usa un plan empresarial con condiciones claras sobre los datos. Las aplicaciones gratuitas de consumo pueden usar lo que escribes para mejorar sus modelos. Los planes Business y de equipo generalmente permiten desactivarlo; lee las condiciones del plan que contrates realmente.
2. Deja fuera los datos identificativos. Elimina nombres, números de identificación fiscal, números de cuenta y cualquier otra cosa que identifique a un cliente antes de pegar texto, salvo que tu despacho haya aprobado la herramienta para esos datos.

12 tareas que la IA puede redactar con seguridad

Cada una de estas genera un borrador que una persona lee antes de que llegue a ningún sitio.

1. Reclamar documentos que faltan. "Escribe un recordatorio amable pidiendo los extractos bancarios de marzo y dos recibos; segundo recordatorio, firme pero educado." Es el correo más repetitivo en la mayoría de los despachos y el más fácil de revisar.
2. Correos de aceptación de encargo y de incorporación de clientes. Correos de primer contacto que explican qué necesitas de un cliente nuevo y cuándo, redactados a partir de tu propia lista de comprobación.
3. Resumir una carta de la administración tributaria. Pega la carta (con los datos identificativos eliminados) y pide un resumen de tres líneas y el plazo que menciona. Después lee el original tú mismo; el resumen sirve para priorizar, no para el expediente.
4. Explicar un informe en palabras sencillas. "Explica este resumen de pérdidas y ganancias a un dueño de cafetería que no es financiero, en cinco puntos." Tú compruebas que la explicación coincide con las cifras.
5. Convertir notas de llamadas en notas de expediente. Entran notas desordenadas, sale una nota de expediente ordenada y con fecha. Añade todo lo que la IA haya omitido.
6. Redactar una newsletter para clientes. Novedades generales sobre plazos o cambios, redactadas a partir de las fuentes que le des. Cada fecha y cada umbral se comprueba con la fuente oficial antes de enviarlo.
7. Redactar documentación de procesos. Convierte "cómo hacemos el cierre de mes para clientes de comercio minorista" de tu cabeza en una lista de comprobación paso a paso que pueda seguir una persona recién incorporada.
8. Revisar y ordenar fórmulas de hojas de cálculo. Pídele que explique o corrija una fórmula. Prueba el resultado con cifras conocidas antes de fiarte.
9. Sugerencias de categorización. A partir de una lista de descripciones de transacciones, puede sugerirte categorías para que las confirmes. Las reglas de tu propio software de contabilidad suelen hacerlo mejor, así que tómalo como una segunda opinión.
10. Órdenes del día y seguimientos de reuniones. Una orden del día para una revisión de fin de año y, después, un correo de seguimiento con las acciones acordadas.
11. Anuncios de empleo y preguntas de entrevista. Para contratar a un auxiliar contable junior, redactados a partir de tu propia lista de requisitos imprescindibles.
12. Borradores de marketing. Textos para la web, una descripción de Google Business Profile o una publicación breve sobre tus servicios, con tu estilo.

5 cosas que la IA no debe hacer

• Dar asesoramiento fiscal, contable o financiero. Las herramientas de IA generales indican umbrales, tipos y plazos incorrectos con total seguridad, y no conocen la situación completa de un cliente.
• Decidir cómo tratar una transacción. Puede sugerir; una persona cualificada decide.
• Producir cifras que acaben en cuentas o declaraciones sin recalcularlas a partir de los registros de origen.
• Enviar cualquier cosa a un cliente sin revisión. Cada borrador lo lee antes una persona.
• Guardar registros de clientes. Consérvalos en tus sistemas de contabilidad y gestión del despacho, no en el historial de chat.

Cómo establecer el paso de revisión

La costumbre que hace que la IA sea segura en un despacho es sencilla: la IA redacta, una persona aprueba. En la práctica, esto significa que los borradores van a la carpeta de borradores de tu correo o a un documento compartido en lugar de enviarse, una persona designada revisa cada tipo de resultado, y todo lo que incluya una cifra se comprueba con el registro de origen, no con el propio resumen de la IA.

¿Qué herramientas?

La mayoría de los despachos necesitan muy poco: un asistente general con un plan empresarial, más las funciones de IA que ya incluye el software de contabilidad que utilizan. Nuestra página IA para contables incluye una combinación recomendada de herramientas con precios que verificamos y fechamos, y la página del asistente de contabilidad desglosa qué puede y qué no puede quitar de la carga de trabajo de un contable una configuración de IA.

Si prefieres que todo se diseñe para tu despacho, con un mapa de oportunidades, una combinación de herramientas con costes y una hoja de ruta de 90 días, eso es lo que hace el consultor de IA de Dapols. Recomienda herramientas y pasos de revisión; nunca da asesoramiento fiscal ni financiero.