청구서는 도구에서 관리해야 해요
청구서는 고객과 회계사, 세무 기관이 확인하는 기록이에요. 결제 도구나 청구서 발행 도구는 청구서에 번호를 붙이고, 사본을 보관하고, 결제를 받고, 미수금을 보여줘요. 챗봇은 금액을 바꾸거나 빠뜨릴 수 있어요. 고객이 알아차릴 때까지 사장님은 모를 수도 있어요.
청구서 관련 문구는 AI가 잘 도와줘요
AI는 청구서에 덧붙일 짧은 안내문, 결제가 늦어진 고객에게 보낼 친절한 알림, 더 단호한 두 번째 알림의 초안을 쓸 수 있어요. 사실과 원하는 말투를 알려주세요. 사장님이 읽고 고친 다음 직접 계정에서 보내세요.
보내기 전에 확인할 점
기록과 대조해 이름, 금액, 날짜, 결제 조건을 확인하세요. 알림 문구에 실제로 할 생각이 없는 일을 하겠다고 위협하는 내용이 없는지도 살펴보세요. 금액이 크거나 오래된 미수금이라면 메시지를 한 번 더 보내는 것보다 사장님이 직접 전화하는 편이 나을 때가 많아요.
간단한 청구서 확인 목록
알아보기 쉬운 청구서 번호와 오늘 날짜를 적으세요. 맨 위에 사업체 이름과 연락처를 넣으세요. 판매한 항목과 각 항목의 가격, 합계를 적으세요. 결제 조건과 마감일을 쉬운 말로 밝혀 주세요. 고객이 결제하는 방법을 안내하고, 링크가 있다면 넣으세요. 보낸 곳과 같은 도구에 사본을 보관하세요. 고객이 두 번 연속 늦게 결제했다면 다음번에 선금을 요청하는 등 해당 고객의 결제 조건을 바꾸세요.
일부 도구 링크에는 제휴 링크가 포함돼요. 하지만 제휴 여부가 판단에 영향을 주지는 않아요.